Dienstplan-App: So meistern Sie die Personalplanung

Die Lobbys werden voller, die Straßen überfüllter und die Schlangen länger. Pfingsten steht kurz bevor und die Ferienzeit beginnt. Und seit dem Wegfall der allgemeinen Corona-Beschränkungen vor nun gut einem Monat gewinnt der Deutschland-Tourismus an Tempo. Die Zahl der Übernachtungen erreicht laut dem Statistischen Bundesamt langsam, aber sicher wieder Vorkrisenniveau.

Mit den Tourist:innen füllen sich auch die Stores in den Innenstädten und Einkaufszentren wieder. Dennoch bleiben die Umsätze noch hinter dem Vorkrisenniveau zurück. Um dies zu ändern und sich von den Einbußen der letzten zwei Jahre zu erholen, hofft die Branche auf umsatzstarke Sommermonate.

Für Retailer in Deutschland, Österreich und der Schweiz bedeutet dies: Das Personal während der Urlaubszeit mit optimal abgestimmten Dienstplänen fit für die Tourist:innen machen. Denn haben Sie zu wenig Personal in den einzelnen Stores, laufen Sie Gefahr, Ihre Verkaufsziele zu verfehlen. Bei einer Überbesetzung hingegen werden die Lohnkosten unnötig in die Höhe getrieben.

Wie kann eine Dienstplan-App während der Ferienzeit bei der Suche nach dem Gleichgewicht helfen?

Personalplanung und Urlaub: Ohne Chaos in den Sommer

Doch worin genau bestehen die Herausforderungen in der Personalplanung während der Urlaubszeit?

  • Sonne sorgt für heiße Umsätze und großen Ansturm. Die Tage werden länger und die Schlangen auch. Denn wenn es draußen länger hell, sonniger und wärmer wird, ist das Bummeln für viele Menschen umso schöner.

Ihre Läden werden voll sein. Nicht nur mit Kund:innen, die auf dem Heimweg nach ganz spezifischen Produkten sowie persönlicher Beratung suchen oder Online-Bestellungen abholen. Sondern auch mit Gruppen von Tourist:innen, die sich gemütlich umschauen möchten. Chaos auf der Ladenfläche ist vorprogrammiert. Eine gut durchdachte Schichtplanung kann Abhilfe schaffen.

  • Urlaub für das Personal. Einerseits steigen die Besucherzahlen dank des angekurbelten Tourismus nun endlich wieder an. Andererseits möchten auch Ihre Mitarbeitenden in der nächsten Zeit sicherlich ihre Urlaubstage nehmen.

Spontane Kurztrips, lang verschobene Fernreisen oder einfach Sommer vorm Balkon. Sie sollten all diesen Wünschen so weit wie möglich entgegenkommen und gleichzeitig einen reibungslosen Dienstplan sicherstellen.

Die Benefits einer digitalen Dienstplan-App

Ein Online-Dienstplan kann in einer solch stressigen Zeit zu einem wahren Freund und Helfer werden. Damit gehören endlose Excel-Tabellen und Zettelchaos in den Taschen des Personals endlich der Vergangenheit an.

Es gibt zwei verschiedene Arten von digitalen Schichtplänen. In manchen Fällen funktioniert die Anwendung eigenständig. In anderen Fällen, wie bei tamigo, handelt es sich um eine mobile Version unserer Workforce-Management-Lösung (WFM), auf die auch über einen Browser zugegriffen werden kann (erfahren Sie hier mehr über die Vorteile von automatisiertem WFM).

Beide Varianten haben viele Gemeinsamkeiten. Dennoch hat die App den Vorteil, dass sie auch von unterwegs zugänglich ist. Das bringt eine Reihe von Erleichterungen für die Personalplanung mit sich.

Wunschschichten sorgen für bessere Personalplanung

Ihre Mitarbeitenden wünschen sich mehr Flexibilität und Self-Service bei der Gestaltung ihrer Urlaubszeiten? Mit einer Schichtplan-App können sie zu aktiven Mitstreitenden im Planungsprozess werden.

So können Mitarbeitende in der tamigo-App selbst aktiv werden:

  • Schichten tauschen. Pläne können sich ändern. Stellen Sie sich vor, das Urlaubsfieber greift zu und eine Ihrer Mitarbeiterinnen bucht kurz entschlossen einen Last-Minute-Wochenendtrip. Plötzlich kann sie am Samstag doch nicht wie geplant arbeiten. Ein Schichttausch ist nötig!

In der App durchsucht die Urlauberin den Einsatzplan, um herauszufinden, wer am Samstag drauf für eine Schicht eingeplant ist. Schnell sendet sie der Person eine Anfrage für einen Schichttausch, welche die Tauschpartnerin lediglich annehmen muss. Danach wird der Store Manager benachrichtigt, um den Tausch zu genehmigen oder abzulehnen.

Übrigens: Mit tamigo können Sie den Tausch auch so konfigurieren, dass er automatisch erfolgt. Eine Genehmigung durch die Store Manager ist nicht mehr erforderlich. In jedem Fall stellt die App automatisch sicher, dass Tauschgeschäfte möglich sind und mit Ihren internen Geschäftsregeln, aber auch mit den lokalen Arbeitsgesetzen und Tarifverträgen übereinstimmen. Tauschaktionen führen nie zu einem Schichtkonflikt oder einem Verstoß gegen den Vertrag eines Mitarbeitenden.

  • Urlaub beantragen. Keine Lust auf Urlaubschaos? Kümmern sie sich schon frühzeitig um die Urlaubsplanung ihrer Belegschaft. Geben Sie allen eine Frist für die Beantragung von Urlaub in der Ferienzeit und bitten Sie sie, diese Anträge über die App zu senden. Die Store Manager haben dann einen klaren Überblick über geplante Abwesenheiten und mögliche Personallücken in den kommenden Monaten.
  • Auf Schichten bieten. Die meiste Zeit des Jahres können Store Manager bei der Planung der Dienstpläne einen Top-Down-Ansatz verfolgen. Doch während der Ferienzeit ist möglicherweise ein anderer Ansatz erforderlich. Selbst die sorgfältigsten Sommerdienstpläne werden mit Sicherheit eine Flut von Antworten der Mitarbeitenden nach dem Motto "aber in dieser Woche möchte ich in den Urlaub" auslösen.

Um Planungsstress zu vermeiden, können Store Manager eine Reihe von Schichten in tamigo einfach zur Verfügung stellen. Die Mitarbeitenden werden dann benachrichtigt und können sich die Schichten selbst anschauen, um zu sehen, welche am besten zu ihrer Sommerplanung passen.

Änderungen & Kommunikation "on the go"

Ein besonders arbeitsreicher Tag am Dienstag. Zwei Mitarbeitende, die sich am Donnerstag unverhofft krankmelden. Stress durch verspätete Lieferungen oder geringe Bestände.

Im Einzelhandel kann eine Woche immer wieder für Überraschungen gut sein. Das erfordert eine schnelle und flexible Planung.

Mit Hilfe einer Dienstplan-App können sich im Nu auf diese turbulenten Zeiten einstellen. Egal wo in der Welt sie sich gerade befinden. Sie können Dienste bearbeiten und hinzufügen, Schichttausch genehmigen und sehen, wer kurzfristig einspringen kann. Sie brauchen lediglich ein paar Klicks.

Egal, welche Änderungen vorgenommen werden, alles wird in Echtzeit gespeichert. So hat jede Person im Unternehmen stets den aktuellen Dienstplan zur Hand.

„Wenn sich der Schichtplan ändert, werden die Mitarbeitenden sofort via App benachrichtigt“

Eine Dienstplan-App wie tamigo macht zudem E-Mails oder Anrufe überflüssig. Wenn sich der Schichtplan ändert, werden die Mitarbeitenden sofort via App benachrichtigt. So sparen die Manager viel Zeit, während die Mitarbeitenden darauf vertrauen können, dass sie stets auf dem neuesten Stand sind. 

Wenn die Vorgesetzten dann doch einmal mit jemandem in Kontakt treten müssen, verfügt die App über ein komplettes Verzeichnis mit den Kontaktdaten aller Mitarbeitenden. So können Angestellte auch von unterwegs aus kontaktiert werden.

tamigo kann auch als Ort für die unternehmensweite Kommunikation dienen. Denn wenn Ihre Mitarbeitenden die App öffnen, sehen sich zuerst die Pinnwand. Hier können Administrator:innen und Manager wichtige Nachrichten veröffentlichen – beispielsweise Erinnerungen an besondere Rabatte, den Sommerschlussverkauf oder eine neue Firmenpolitik.

Sie möchten mehr über vorausschauende Personalplanung und den Umstieg auf ein modernes WFM erfahren? Holen Sie sich unseren gratis Leitfaden im PDF-Format.

Veränderten Personalbedarf in der Urlaubszeit stressfrei begegnen

Frühlings- und Sommertourist:innen sind für Retailer essenziell. Besonders in diesem Jahr. Eine All-in-One-WFM-Lösung mit integrierter Dienstplan-App kann Ihnen dabei helfen, die zusätzliche Nachfrage nicht nur zu bewältigen, sondern dank weiteren Tools wie dem KPI-Reporting und Payroll-Export zu steigern.

Sie möchten tamigo Live in Aktion sehen und die Needs für Ihre Unternehmen besprechen? Vereinbaren Sie eine kostenlose und unverbindliche Online-Demo mit eine/r unserer deutschsprachigen Spezialist:innen.