So senken Sie ohne Entlassungen Ihre Personalkosten

Der stationäre Einzelhandel hat es aktuell nicht leicht. Egal ob im Einkauf, bei der Energie oder für die Ladenmiete. Überall wird es teurer.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Hilfe von Workforce Management ihre innerbetrieblichen Prozesse – etwa Personalbedarfsplanung, Abwesenheits- und Überstundenmanagement – optimieren und so effektiv Kosten sparen.

Den Umsatzeinbruch mit reduzierten Kosten kompensieren

Wenn Einzelhandelsunternehmen eine Sache gemeinsam haben, dann ist es die Notwendigkeit, Finanzen zu kontrollieren. Keine leichte Aufgabe. Vor allem in Zeiten, in denen die Unternehmenskosten durch die Decke gehen. Kostensenkungen sind nicht zuletzt deswegen unerlässlich.

„In der aktuellen Situation schauen die Verbraucher:innen notgedrungen verstärkt auf das Preisschild: Sie greifen zu Sonderangeboten und günstigen Eigenmarken.“

Dr. Christian Wulff, Leiter des Geschäftsbereichs Handel und Konsumgüter bei PwC Deutschland und EMEA

Dabei sollten Sie jedoch genau darauf achten, wo und wie Sie Kosten einsparen. Abstriche bei der Service-Qualität und die Weitergabe der Preise an Ihre Kund:innen sollten im Idealfall vermieden werden. Schließlich verzeichnet die Branche laut dem Statistischen Bundesamt derzeit bereits den stärksten Umsatzrückgang seit knapp drei Jahrzehnten.

Mit Workforce Management aktiv Personalkosten senken

Doch was bedeutet das für Sie? Die kurze Antwort: Sie sollten Kosten in Bereichen senken, die für Ihre Kund:innen nicht sichtbar sind.

Ein Bereich sind die Personalkosten. Immerhin zählen diese mit zu den größten Aufwendungen von Einzelhandelsunternehmen.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie Teile Ihrer Belegschaft abbauen oder Gehälter kürzen müssen. Vielmehr bietet auch die Modernisierung der eigenen HR-Abläufe viel Potenzial für beachtliche Optimierungen und Kostenreduzierungen.

Und genau hier kommt Workforce Management ins Spiel.

Schließlich ist das Ziel von smarten Workforce-Management-Lösungen, die Effizienz, Rentabilität und das Wachstum von Unternehmen zu unterstützen. So steigern Sie nicht nur Ihre Umsätze, sondern senken auch Ihre Kosten. Eine echte Win-win-Situation.

Sie möchten mehr darüber wissen, was Workforce Management eigentlich ist? Alle Antworten finden Sie in unserem Artikel „Was ist Workforce Management“.

4 Bereiche, in denen Handelsketten mit WFM-Software einfach Kosten sparen

Wenn Sie in Ihre personalbezogenen Prozesse investieren, investieren Sie in die Effizienz, das Mitarbeiter-Engagement und die nachhaltige Optimierung Ihres Unternehmens. Denn Sie stellen zum einen sicher, dass die richtigen Personen zur richtigen Zeit arbeiten und zum anderen, dass sie mit moderner unterstützender Technologie ausgestattet sind.

Besonders in den folgenden vier Bereichen können Sie so aktiv Personalkosten senken:

1. Mit smarter Planung zu mehr Produktivität

Die Dienstplanung ist der Kern einer jeden Einzelhandelskette. Schließlich steht und fällt Ihr Unternehmen mit Ihren Mitarbeitenden. Sind Sie zur richtigen Zeit eingeplant, erhöht dies ihre Motivation und folglich Produktivität.  

Dennoch basieren Dienstpläne noch viel zu oft auf chaotischen Excel-Tabellen und unübersichtlichen manuellen Prozessen. Die Konsequenz: kostspielige Leerläufe, Unterbesetzungen, eine gestresste Belegschaft und abfallende Produktivität. 

Mit WFM-Lösungen können Sie dem Chaos ein Ende bereiten und aktiv Personalkosten senken. Besonders mit den folgenden Funktionen: 

  • Planungssicherheit. Nutzen Sie KPIs und smarte Forecasts, um zu jeder Zeit die richtige Anzahl an Mitarbeitenden mit den passenden Kompetenzen einzuplanen.  
  • Transparenz und Teilhabe. Geben Sie Ihren Store Managern und Angestellten mit der tamigo App eine einfach Möglichkeit, Schichten zu überprüfen, anzubieten oder zu genehmigen.  
  • Smartes Abwesenheitsmanagement. Verwalten Sie Abwesenheiten digital. So verhindern Sie, dass die Produktivität fällt, wenn sich einzelne Angestellte eine Auszeit nehmen. 

All das hat große Auswirkungen auf Ihre Kosten. Laut Deloitte sparen Unternehmen mit einer strategischen Dienstplanung bis zu 6 Millionen US-Dollar pro 100 Angestellte ein.   

Beispiel aus der Praxis: Der Discounter-Riese ALDI Dänemark sparte seinen Filialleitungen durch die Nutzung von tamigo täglich rund 30 Minuten an Verwaltungsaufwand ein.  

Hier lesen Sie mehr über die Zusammenarbeit von ALDI Dänemark und tamigo. 

2. Ungeplante Personalkosten vermeiden

Neben einer schlechten Dienstplanung sorgt auch ein ineffizientes Zeitmanagement für unnötige Kosten. Schließlich treiben Unternehmen, die Überstunden für stundenweise Beschäftigte falsch verwalten, ihre Personalkosten stark in die Höhe.    

So fallen laut einer Studie von Deloitte pro Unternehmen wöchentlich rund 31 ungeplante Überstunden an. Aufsummiert sorgen diese für mehr als 40.000 US-Dollar Zusatzkosten im Jahr. 

Smartes Workforce Management kann dem unwirtschaftlichen Überstunden-Management ein Ende setzten. Denn sie gibt Ihnen einen genauen Überblick über die Soll- und Ist-Stunden. So können Sie Falschplanung künftig vermeiden.  

Und wenn es dann doch mal schiefgeht, gibt es keinen Grund zur Panik. Integrierte Arbeitszeitwarnungen informieren Sie automatisch, sobald Mitarbeitende kurze vor der Überstundenleistung stehen.  

3. Mit Payroll-Automatisierung Fehler reduzieren und Kosten sparen

Einzelhandelsketten nutzen heutzutage für zahlreiche Aktivitäten unterstützende Software. Dennoch gibt es immer noch Unternehmen, die ihre Lohnabrechnungen mit Excel oder Word aufstellen. Das ist nicht nur ein umständlicher Zeitfresser, sondern birgt zudem ein hohes Risiko für Payroll-Fehler. 

Und diese gilt es unbedingt zu vermeiden. Immerhin sorgen Fehler bei Lohn und Gehalt nicht nur für Frust innerhalb der Belegschaft und Mehraufwand in der Personalabteilung. Sie führen auch zu teuren Strafen. So wurden in den USA im letzten Jahr ganze sieben Milliarden US-Dollar an Payroll-Strafen fällig. 

Durch präzise Monatsabschlüsse und automatisierte Exporte verhindert Workforce Management Software unnötige Fehler in der Gehaltsabrechnung. Auf diese Weise können Sie kostspieligen Strafen mit wenigen Mausklicks vermeiden. Zudem sparen Sie Ihrer Finanzabteilung kostbare Zeit und riskieren keine Reduzierung der Mitarbeiterzufriedenheit. 

4. Administrativen Aufwand reduzieren

Manuelles Erstellen und Kontrollieren von Monatsabschlüssen. Endlose und intransparente postalische Kommunikation. Aufwendige händischen Abnahme von Dienstplänen. Administrative Aufgaben sind für viele HR-ler und Store Manager ein Albtraum.   

Kein Wunder. Immerhin wird täglich unglaublich viel Zeit mit monotonen Verwaltungstätigkeiten vergeudet. Schuld sind dabei meist veraltete und isolierte personalbezogene Prozesse.   

Workforce Management Software bringt frischen Wind in Ihre internen Prozesse.  

Ihre Store Manager können Einsatzpläne mit vorgefertigten Templates im Nu erstellen, Dokumente mit wenigen Mausklicks generieren und Unterschriften einfach online anfordern. Ihre Filialmitarbeitenden können hingegen Abwesenheitsanträge per App stellen oder Schichten dank Self-Service mit geeigneten Kolleg:innen tauschen. So sparen Sie nicht nur wertvolle Zeit, sondern auch Kosten. 

„Unsere Filialleitungen sparen mit tamigo im Monat unglaublich viel Zeit bei der Erstellung des Monatsabschlusses. Statt eines Tages brauchen sie inzwischen nur noch wenige Minuten. Das hat etliche Vorteile.“

Philipp Schockenhoff, Bijou Brigitte

Der Modeschmuck-Gigant Bijou Brigitte konnte so die Erstellung der Monatsabschlüsse aller 450 deutschen Filialen auf wenige Minuten reduzieren. Hier erfahren Sie mehr zur Geschichte von Bijou Brigitte und tamigo. 

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie in Ihrer Einzelhandelskette aktiv Personalkosten sparen und die Mitarbeiterbindung gleichzeitig steigern können? Mehr Informationen dazu finden Sie auf unserer speziellen Retail-Seite.