So vermeiden Sie personelle Unterbesetzung im Einzelhandel

Der Personalmangel macht dem Einzelhandel seit Jahren zu schaffen. Doch in den letzten Monaten haben sich die Lücken nochmals vergrößert. Fast die Hälfte aller Unternehmen mit Frontline-Mitarbeitenden hat in den letzten sechs Monaten zu wenig Personal gehabt.  

Der Zenit ist jedoch noch längst nicht erreicht. Denn wenn die Generation der Babyboomer ab 2025 in Rente gehen, wird die Erwerbsbevölkerung deutlich schrumpfen. Die Folge: Unterbesetzungen mit weitreichenden Konsequenzen.   

Welche Folgen hat die Unterbesetzung für Einzelhandelsketten? Und welche Maßnahmen können Sie ergreifen, um dem entgegenzuwirken? Wir haben die Antworten. 

Die Probleme von Unterbesetzungen im Einzelhandel

Wenn Sie jemals in einem Geschäft gearbeitet haben, wissen Sie, wie schrecklich es ist, personell unterbesetzt zu sein. Lange Warteschlangen, frustrierte Kundschaft, gestresstes Personal. Und letztlich auch negative Auswirkungen auf die Unternehmensgewinne. Besonders die folgenden drei Bereiche sind negativ von Unterbesetzungen beeinflusst.

Der Verlust von Produktivität und Umsatz 

Mit zu wenig Personal verliert Ihr Unternehmen auf lange Sicht Geld. Das mag auf den ersten Blick paradox erscheinen. Doch tatsächlich fanden zahlreiche Studien heraus, dass Handelsunternehmen durch Unterbesetzung potenzielle Umsätze verlieren – manchmal sogar bis zu 14 Prozent. Vor allem bei Ketten summiert sich das schnell auf. 

Die Motivation auf Talfahrt 

Zusätzlich haben Unterbesetzungen besonders für die Belegschaft weitreichende Konsequenzen. Denn um den Personalmangel auszugleichen, müssen insbesondere stundenweise angestellte Personen in Konsequenz länger und härter arbeiten.  

Das kann sich schnell negativ auf das Stresslevel und letztlich auch auf die Motivation der Mitarbeitenden auswirken. Warum? 

  • Die Mitarbeitenden tendieren dazu, mehr Fehler zu machen. 
  • Die Service-Qualität leidet, denn sie haben zu wenig Zeit für einzelne Kund:innen.  
  • Sie fühlen sich gestresst und ausgebrannt, was zu mehr Fehlzeiten und einer hohen Fluktuationsrate führt. 

Die Folge sind weitere Abwanderungen. So hat laut der Gewerkschaft der Privatangestellten derzeit fast jede:r dritte Beschäftigte kein gutes Gefühl, im Handel zu arbeiten.   

Bye Bye Kundenzufriedenheit 

Egal wie angesagt Ihr Unternehmen ist – bei Untersetzung wird sich Ihr Kundenservice sowohl kurz- aus auch langfristig verschlechtern. Schließlich haben Ihre Mitarbeitenden schlichtweg zu wenig Zeit.   

Doch darauf werden Ihre Kund:innen keine Rücksicht nehmen. Sie möchten ein schönes Erlebnis in Ihrem Geschäft haben. Und wenn sie dieser Erwartung nicht nachkommen, wird das Ihren Kund:innen negativ in Erinnerung bleiben. 

Die Konsequenzen für Ihre Performance können dabei gewaltig sein. Immerhin geben fast 90 Prozent der Verbraucher:innen an, dass sie eine Marke nach lediglich zwei schlechten Erfahrungen wechseln. 

Personell unterbesetzt – und was jetzt? 

Personelle Unterbesetzungen können aus zwei Gründen entstehen. Zum einen kann es bedeuten, dass Ihr Unternehmen nicht über ausreichend Personal verfügt. Zum anderen, dass zu wenig Mitarbeitende zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten.  

In beiden Fällen bedarf es einer besseren Planung. Diese sollte den geplanten Personaleinsatz mit dem zu erwartenden Bedarf in Einklang bringen. Jedoch ist dies ohne technische Hilfsmittel nahezu unmöglich.  

Workforce-Management-Lösungen unterstützen Sie hingegen nicht nur bei der Performance-Optimierung. Sie helfen Ihnen auch, Kapazitäten genauer zu planen, das Arbeitszeitmanagement zu verbessern und analytische Einblicke in Ihre Personalstruktur zu gewinnen.  

Für die Kontrolle der Unterbesetzung sind insbesondere folgende Aspekte elementar: 

Tipp 1: KPIs & Co. – mit Daten in die Zukunft schauen

Künftige Dienste passend zu planen, kann ein ziemlicher Balanceakt sein. Wird der Bedarf überschätzt, haben Teile Ihrer eingeplanten Belegschaft nichts zu tun. Unterschätzen Sie ihn hingegen, haben Sie plötzlich Probleme, den Kundenansturm zu bewältigen.  

Eine datenbasierte Einsatzplanung hilft Ihnen, das Rätselraten zu beenden. Dafür geben Ihnen WFM-Lösungen wie tamigo eine Fülle von Zahlen und KPIs zur Hand. Zum Beispiel:  

  • Erwartete Lohnprozentsätze 
  • Automatisierte Prognose-Tools
  • Historische Personalkosten 

Das Beste: Die Daten stehen allen Mitarbeitenden Ihres Unternehmens zur Verfügung; vom Store Management bis zur Finanzabteilung. Und sie lassen sich leicht in andere Systeme integrieren, z. B. in die Lohnbuchhaltung.  

Tipp 2: Kommunikation ist Gold 

Im Einzelhandel leiden die Dienstpläne oft unter starken Schwankungen. Immerhin besteht das Personal meist nicht nur aus Voll- und Teilzeitkräften, sondern auch aus Aushilfen und Minijobbern. Zusätzlich werden immer wieder Schichten untereinander getauscht und geplante Dienste fallen krankheitsbedingt aus. 

Die Folge: kurzfristige Änderungen und Neuerungen im Dienstplan. 

Um dabei dennoch sicherzustellen, dass alle auf dem aktuellen Stand sind, ist eine transparente und einfache interne Kommunikation essenziell. Andernfalls kann es passieren, dass Sie plötzlich mit einer unterbesetzten Store-Fläche konfrontiert sind.    

WFM-Lösungen wie tamigo nehmen Ihnen die Arbeit ab. Sie stellen sicher, dass der aktuelle Dienstplan stets für alle einsehbar ist – egal ob Management oder Mitarbeitende. Wenn es Änderungen im Plan gibt, erhalten alle betreffenden Personen zudem sofort eine Benachrichtigung. 

„Anstatt die Personalabteilung anzurufen, können die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten in der App selbst überprüfen. Die Zahlen sind da, und sie können ihnen vertrauen.“ 

Thomas Sørensen, Projektmanager ALDI Dänemark 

Wussten Sie, dass der Discounter-Riese ALDI Dänemark im November 2021 begann, tamigo zu nutzen? Seitdem konnte das Unternehmen nicht nur den Filialleitungen täglich Zeit einsparen, sondern auch die Mitarbeitererfahrung in den Filialen deutlich verbessern.  

Sie möchten mehr darüber erfahren, wie Sie Unterbesetzungen in Zukunft vorbeugen können und führende Retailer weiteren Herausforderungen wie etwa dem hohen Kostendruck begegnen?   

Dann schauen Sie sich unser kostenloses On-Demand Webinar mit dem WFM-Experten Guido Zander an.