tamigo – 4 Fragen: Charlotte, warum ist Arbeitszeiterfassung heute essenziell für den Einzelhandel?

Charlotte, warum ist Arbeitszeiterfassung heute essenziell für Handelsunternehmen?

Wir haben 4 Fragen und unsere Expert:innen haben die Antworten. Diesmal erklärt Charlotte Chantzis, Sales Managerin bei EasySecure, warum Arbeitszeiterfassung für Einzelhandelsunternehmen heute wichtiger denn je ist und wie Sie eine passende Lösung finden.

Seit mehr als zwei Jahren arbeitet Charlotte im Vertrieb von EasySecure. Ihr Fokus liegt vornehmlich auf allen Belangen rund um die Kund:innen. Insbesondere auf jenen, die gemeinsam mit Integrationspartnern wie etwa tamigo betreut werden. Im Gespräch erzählt sie uns, warum eine systematische Arbeitszeiterfassung mittlerweile ein absolutes Muss für Einzelhandelsketten ist.

Charlotte, wie wichtig ist Arbeitszeiterfassung für Unternehmen im Einzelhandel heutzutage und welche Entwicklungen sind in diesem Bereich im nächsten Jahr zu erwarten?

Das ist äußerst wichtig! Vor allem aus zwei Gründen: Zum einen ermöglicht die Arbeitszeiterfassung Unternehmen deutlich mehr Übersicht und Transparenz in Bezug auf alle internen Prozesse zu erlangen. Viele Unternehmen beschäftigen heute zahlreiche Angestellte auf unterschiedliche Anstellungsarten – ob Vollzeit, Teilzeit, Aushilfen oder Studierende auf 450-Euro-Basis, meist ist alles mit dabei. Da kann es schnell schwierig werden, den Überblick zu behalten. In Folge lässt sich der Alltag in der Regel nicht mehr stressfrei bewältigen. Vor allem, wenn manuelle Methoden wie etwa Excel-Tabellen genutzt werden. Mit einer digitalen Arbeitszeiterfassung lassen sich die Prozesse hingegen automatisieren und somit deutlich schneller sowie einfacher regeln.

„Die kommende Änderung des Arbeitszeiterfassungsgesetzes durch die Regierung schwebt aktuell wie ein Damoklesschwert über vielen deutschen Unternehmen.“

Zum anderen gibt es da seit diesem Jahr nun auch noch die allgemeine Pflicht zur systematischen Arbeitszeiterfassung. Die kommende Änderung des Arbeitszeiterfassungsgesetzes durch die Regierung schwebt aktuell wie ein Damoklesschwert über vielen deutschen Unternehmen. Denn die Pflicht fordert eine Erfassung der Arbeitszeiten, die:

einen Überblick darüber gibt, ob die geleisteten Arbeitszeiten mit den geplanten übereinstimmen,
geleistete Überstunden und Abwesenheiten deutlich ausweist,
Daten sicher dokumentiert und speichert.

Welche Möglichkeiten für Arbeitszeiterfassung gibt es derzeit?

Derzeit gibt es viele Anbieter und Lösungen auf dem Markt, die eine breite Palette von Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung anbieten. Darüber hinaus ermöglichen einige Lösungen den Kund:innen, zusätzlich detailliertere Informationen zu erfassen, wie z. B. Beginn und Ende von Pausen. Bei EasySecure ist zusätzlich besonders, dass wir eine große Auswahl an Registrierungsoptionen wie unter anderem via Smartphone, Chip, Karte, PIN Coder oder Biometrie, anbieten und neben Arbeits- und Pausenzeiten auch Tätigkeiten erfassen können.

Im Software-Bereich ist außerdem interessant, dass es mittlerweile die Möglichkeit gibt, die Arbeitszeiterfassung mit anderen essenziellen Kernsystemen zu integrieren. So können die erfassten Daten zum Beispiel direkt in die präferierte Workforce-Management-Lösung exportiert werden. Das ermöglicht einen präzisen Überblick über alle personalbezogenen Prozesse und gewährleistet nahtlose Workflows.

Worauf sollten Unternehmen bei der Auswahl eines passenden Systems unbedingt achten?

Sie sollten die eigenen Anforderungen mit dem Angebot vergleichen. Die wichtigste Frage ist dabei: Wird wirklich das geleistet, was wir brauchen? In der Vergangenheit haben wir bemerkt, dass viele Unternehmen die eigenen Anforderungen erst während des Kundengesprächs erkennen. Passende Anbieter gehen deswegen auf die Wünsche der Unternehmen ein und verlieren dennoch das Große und Ganze dabei nicht aus den Augen.

„Die wichtigste Frage ist dabei: Wird wirklich das geleistet, was wir brauchen?“

Letztendlich ist es bei der Auswahl einer passenden Lösung wichtig zu wissen, was genau gebraucht wird. Denn die Wünsche und Anforderungen können je nach Branche oder Größe stark variieren. Für kleine Betriebe reicht mitunter bereits eine simple Zeiterfassungslösung. Größere Unternehmen mit mehreren Standorten brauchen hingegen meist eine komplexere Lösung mit individuellen Konfigurations- und Integrationsmöglichkeiten.

Was sind deine 3 wichtigsten Tipps für Unternehmen für das Jahr 2023?

Kümmern Sie sich frühzeitig um das Arbeitszeiterfassungsgesetz.
Informieren Sie sich darüber, was genau fortan gebraucht wird und gleichen Sie dies mit Ihren individuellen Unternehmensbedürfnissen ab. Schließlich tritt das Gesetz vielleicht schneller in Kraft als gedacht.
Nehmen Sie die Digitalisierung als Zugewinn für den Betrieb wahr. Etablieren Sie mehr Übersicht und Transparenz. Immerhin führt dies zu erheblichen Kostenersparnissen, da Sie Ihre Prozesse einfacher überblicken können. Durch eine systematische Zeiterfassung und Zutrittskontrolle erhalten Sie zudem mehr Sicherheit.

Vielen Dank für die interessanten Einblicke!

Mehr Informationen zur Änderung des Arbeitszeiterfassungsgesetzes und die wichtigsten Handlungsempfehlungen finden Sie hier.

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