3 Gründe, Ihr Workforce Management zu automatisieren

Seit den 90er-Jahren ist Excel ein fester Bestandteil der Personaleinsatzplanung. Doch jetzt könnte seine Zeit abgelaufen sein. Denn in Zeiten der Digitalisierung brauchen Unternehmen flexible, smarte und datengesteuerte Lösungen. Die Antwort: Workforce Management Software.

Warum lohnt sich der Wechsel zum automatisierten Workforce Management? Das erklären Ihnen Jakob Toftgaard (Gründer und CEO von tamigo) und Karin Mærsk-Møller (Head of Implementation bei tamigo).

Personaleinsatzplanung in Excel: die Grenzen von Spreadsheets & Co

An die Wand des Pausenraums geheftete Tabellen. Post-its, die vom Computerbildschirm hängen. Dienstplan-Chaos in den Taschen des Personals. Situationen, die im Einzelhandel immer noch üblich sind.

Denn die Personalplanung in Spreadsheets ist nach wie vor das Maß aller Dinge. So setzten knapp 85 Prozent der deutschen Unternehmen auch 2022 immer noch auf Excel.

Doch obgleich Excel eine solide und bewährte Methode sind, hat auch die Mutter aller Tabellenkalkulationen ihre Nachteile. Vor allem für global agierende Unternehmen, die ihr Geschäft expandieren möchten.

So sind Spreadsheets nicht nur von anderen Reporting Tools abgekoppelt, sie müssen meist auch in ein anderes Tool integriert werden, bevor sie brauchbare Erkenntnisse liefern. Excel-Berichte mit unternehmensweiten Produktivitätsstrategien zu verknüpfen, ist also schwierig.

Das Potenzial von automatisierten Workforce Management

Doch was ist die Alternative? In den vergangenen Jahren setzten immer mehr Unternehmen auf cloudbasierte Workforce-Management-Lösungen (kurz WFM-Lösungen).

Ein Trend, der sich auch künftig fortsetzen wird. So schätzt Market Research Future, dass der globale WFM-Markt bis 2026 einen Wert von 18,8 Milliarden US-Dollar haben wird. Allein für Europa entspricht dies einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von knapp 8 Prozent.

Kein Wunder. Digitale WFM-Lösungen bieten großen Retailern und anderen Unternehmen die Möglichkeit, ihre Produktivität standortübergreifend zu steigern und Prozesse durch Automatisierung zu rationalisieren. Sie möchten erfahren, was WFM eigentlich ist? Dann schauen Sie sich unseren Überblicksartikel zu Workforce Management an.

Im Folgenden gehen Jakob und Karin auf die drei wichtigsten Vorteile von automatisierten Workforce Management ein. 

1. Erlangen Sie unternehmensweite Transparenz

Jakob: Einer der wichtigsten Vorteile einer WFM-Lösung ist die Transparenz, die sie Ihnen über alle Abteilungen hinweg bietet.

Beim Einsatz von manuellen Prozessen, wie etwa Spreadsheets, haben Ihre Mitarbeitenden meist ihre ganz eigenen Arbeitsweisen. Das kann Ihr Unternehmen für menschliche Fehler oder inkorrekte Daten anfällig machen.

Lassen Sie uns ein Beispiel nehmen: Als Einzelhandelsunternehmen betrachten Sie die Produktivität als den wichtigsten KPI Ihres Unternehmens. Ihre umsatzstärksten Shops erfassen diese Kennzahlen jedoch nicht in Ihren Spreadsheets, weil sie in Ihren Augen irrelevant sind. Problematisch. Denn diese fehlenden Daten bringen Ihre gesamte Berichterstattung und Unternehmensplanung völlig durcheinander.

Mit einer WFM Software befinden sich hingegen alle Informationen über geplante und tatsächlich geleistete Schichten, die Produktivität in den einzelnen Stores und Personaldaten in einer Cloud. Und somit an einem Ort. HR, Operations, Regional Manager, Store Manager und Verkäufer:innen können also allesamt sehen, wenn Informationen fehlen oder falsch aussehen.

Karin: Schlussendlich ist es einfach eine viel modernere Art zu arbeiten. Die Mitarbeitenden können ihre Schichten von unterwegs aus einsehen. Vorgesetzte können wiederum Abwesenheiten mit nur einem einzigen Knopfdruck genehmigen. Wenn ein Store auf der anderen Seite der Welt zusätzliche Ressourcen benötigt, kann das HQ dies aus der Ferne problemlos feststellen.

Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile einer Dienstplan-App.

2. Reduzierung von Fehlern und Kommunikationszeit

Jakob: Der Umstieg auf eine smarte WFM-Lösung stellt sicher, dass immer nur die aktuelle Version des Dienstplans einer Filiale im Umlauf ist. So vermeiden Sie die Gefahr, dass jemand eine veraltete Version bearbeitet.

Karin: Ja. Die Gewissheit, dass Ihre Unterlagen immer auf dem neuesten Stand sind, ist von enormer Bedeutung. Änderungen, die im Laufe des Tages vorgenommen wurden, werden stets der neuesten Version des Plans hinzugefügt, und Kolleg:innen verschicken keine Entwürfe oder falsche Dateien.

Dadurch ergibt sich ein weiterer großer Vorteil von automatisierten Workforce Management: ein geringerer Zeitaufwand für die Kommunikation von Änderungen. Mit Spreadsheets oder Pen & Paper müssen Sie sich bei jeder wichtigen Änderung mit Ihren Mitarbeitenden in Verbindung setzen, um sicherzustellen, dass sie diese gesehen haben. Bei einer WFM-Lösung hingegen ist alles in der Master-Ansicht enthalten, auf die alle zugreifen können.

Zudem können die Mitarbeitenden ihre Schichten untereinander digital und in Echtzeit tauschen. Die Store Manager erteilen lediglich die endgültige Genehmigung. Dies ist alles für die Mitarbeitenden sichtbar. So gibt es nie wieder Unklarheiten darüber, wer wann arbeitet.

3. Bessere Prognosen für eine effizientere Planung

Karin: Eine smarte Software kann wie eine Kristallkugel sein. Denn sie können sich Ihre aktuelle Planung ansehen und Antworten auf Fragen finden wie:

  • Welche Auswirkungen wird dies auf die Zukunft dieses Stores haben?
  • Wirkt sie sich positiv auf die Produktivität unserer Einzelhandelskette aus?
  • Wird diese Abteilung ihre Ziele erreichen?

Das ist großartig. Sie müssen sich nachträglich keine Excel-Tabelle mehr anschauen und fragen, was Sie hätten anders machen können. Sie haben die nötigen Informationen, um vorausschauend zu planen und die KPIs Ihres Unternehmens zu erfüllen.

Jakob: Diese Prognosefunktion ist nicht sonderlich kompliziert. Erstellen Sie einfach einen Dienstplan und pflegen Sie die Daten ein, die in Ihrem Unternehmen bereits vorhanden sind. Der Aufwand ist minimal, da alles automatisiert ist. Im Handumdrehen sind Sie von reaktiv zu proaktiv übergegangen.  

Sind Sie bereit, sich von endlosen Excel-Dateien zu verabschieden und Ihre Workforce Management zu digitalisieren? Buchen Sie Ihre kostenlose und unverbindliche Online-Demo und erfahren Sie mehr über den Wechsel zu einer smarten Workforce-Management-Lösung.